Многие компании в начале своей деятельности сталкиваются с проблемами., связанными с неумелым управлением. Традиционные способы менеджмента, которые были действенными 15-20 лет назад теперь стали неактуальными и не позволяют бизнесу развиваться в современных реалиях. Отличным решением многих проблем с управлением может стать система автоматизации бизнеса. Это современный программный ресурс, благодаря которому вам легче получать и анализировать актуальную информацию, принимать решения, делегировать и контролировать обязанности отделам компании или работникам.
Как результат — все, кто задействован в вашем бизнесе получают лучшее представление о главной цели, получают пошаговый план своих действий и знают, какое влияние имеет их работы на общий результат.
ERP-системы — что это?
ERP (enterprise resource planning) система планирования ресурсов помогающая ускорить рабочие процессы в компании. Крупные и средние фирмы в структуре которых задействованы разные отделы, подразделения, сотрудники, сталкиваются с проблемой систематизации.
Человеческий фактор может негативно влиять на оптимизацию функционирования и основная задача систематизации данных — минимизировать это влияние, перенаправив этот ресурс с рутинной работы на решение задач, которые кроме как специалистами решать нельзя.
Внедрение ERP позволяет создать стратегию бизнеса, с учетом всех направлений деятельности отделов:
- автоматизация системы бюджетирования — все учеты и планирования финансового отдела;
- работа кадрового отдела;
- управление и учет активов;
- партнерские отношения;
- клиентская база и история работы с потребителями.
ERP — система, которая позволяет установить оптимальное для вашей компании программное обеспечение для автоматизации всего вашего бизнес или какой-то одной его части.
В комплексе система ERP позволяет:
- моделировать менеджмент потоками;
- устанавливать и поддерживать механизмы хранения;
- подключать надежное и точное программное обеспечение;
- обучать пользователя навыкам работы с системой.
В условиях жесткой конкурентной борьбы и стремительного развития разных сфер бизнеса, для компании, которая развивается внедрение автоматизации всего дела или его части (например оптимизация системы бюджетирования), становится первостепенной задачей.
Как понять, что вам нужна оптимизация?
Есть ряд признаков, наличие которых в вашей работе сигнализируют о том, что управление не актуально и бизнесу срочно требуются изменения:
- ваши сотрудники занимаются рутинными делами, которые можно автоматизировать;
- вы недостаточно оперативно получаете данные, что замедляет процесс принятия решений;
- в работе задействованы разные ПО и вам не удается скомпоновать данные из них в единую систему;
- данные о ресурсах (остатки на складе, финансовые операции, наличие товара) не актуальны или поступают несвоевременно;
- вся отчетность поступает на один компьютер, и получать или анализировать их вне офиса вы не можете;
- длительная подготовка бухгалтерской документации;
- очень сложная коммуникация и взаимодействия с клиентами;
- нет налаженного взаимодействия между отделами;
- плохое функционирование IT-отдела или его отсутствие;
- работа персонала не контролируется должным образом.
Наличие таких проблем в компании указывает на неправильную организацию работы всего коллектива. Решается проблема установкой ERP, которая позволяет контролировать бизнес процессы, получать оперативный доступ к информации и отчетам, экономить ресурсы, наладить взаимосвязь между отделами и улучшить работу с клиентами.
Решение для вашего бизнеса
Независимо от того в каком направлении работает компания, сегодня можно подобрать оптимальное ПО, которое будет отвечать всем вашим запросам, и поможет решить конкретные проблемы компании:
- магазин — при помощи ERP быстро, точно и мобильно вы получаете данные о товаре в торговых залах и на складах, благодаря чему вам не придется проводить затратные по времени и деньгами инвентаризации и ревизии;
- склад — мобильная автоматизация значительно ускоряет работу, исключает ошибки при поступлении и выдаче, сверках, перемещениях, отчетах;
- маркировка — контроль приема товара, исключение контрафакта, отслеживание поставки;
- E-commerce — идеально налаженная работа интернет-магазинов и складов с быстрой и точной организацией приема и обработки заказов, сбора и отгрузки товаров;
- учреждения — учет имущества, контроль его сохранности, перемещений, значительно сниженный уровень краж и потерь;
- производство — мобильная автоматизация учета ресурсов позволяет повысить эффективность работы предприятия;
- RFID — позволяет отслеживать ресурсы на каждом этапе поставки;
- инвентаризация — ускорение и максимальная точность при проведении инвентаризации в компании;
- мобильная автоматизация — полный отказ от бумажных отчетов в пользу современных мобильных инструментов при проведении учета товара и ресурсов.
Что вы получите, внедрив ERP?
Главная задача ERP — объединение и упрощение процессов бизнеса. Установка ПО позволяет значительно ускорить получение информации, отчетности, консолидировать и контролировать работу всех отделов и работников. Основные преимущества для компании:
- доступ к данным — в системе хранится вся информация, которую один раз в нее внесли, что исключает многоразовые проверки и сверки, экономит время и ресурсы;
- согласование — общая база позволяет исключить согласования и подтверждения, на которые уходит много времени;
- контроль работы персонала — ошибки и расхождения в цифрах, которые допускались из-за человеческого фактора сводятся к минимуму;
- все модули системы подогнаны под потребности и особенности вашего бизнеса. Документы одного отдела являются основанием для работы другого. Например, при создании счета-фактуры на определенном участке производства, бухгалтерия проводит документацию и расходники без сверок и согласований, имея свободный доступ к данным.
Преимущества внедрения очевидны. Теперь остается только определиться, какую из многочисленных платформ следует установить, ведь каждая из них имеет свои особенности. Чтобы сделать правильный выбор для вашего конкретного случая, следует изучить свойства самых популярных на сегодняшний день систем.
Выбираем систему ERP
Для начала следует обратить внимание на некоторые нюансы:
- самостоятельно установить ERP у вас вряд ли получится, а потому лучшим решением будет выбрать специалиста, который займется внедрением системы;
- отраслевая принадлежность каждого программного обеспечения предусматривает что и софт и модели должны быть одинаковой направленности и соответствовать особенностям вашей компании;
- приобретение и внедрение ERP стоит достаточно дорого и перед принятием решения следует тщательно продумать и просчитать, стоит ли внедрять эту систему, или более рациональным будет разработка и установка более бюджетного варианта.
От выбора системы зависит успех вашего предприятия. Неправильный выбор может привести к неприятным последствиям, которые станут критичными для бизнеса. Ухудшить обстановку в компании могут:
- плохая стратегия развития и неправильно расставленные приоритеты;
- ваш способ решения трудностей не подходит для компании;
- интеграция была непрофессионально проверена;
- система выбрана одним человеком, его решение было необъективным;
- менеджмент компании не принимал участия в установке системы и не знаком с нюансами работы;
- из-за сложного интерфейса персоналу трудно с ним работать и требуется дополнительное время и средства для обучения.
Если система соответствует задачам вашего бизнеса, вы получаете:
- грамотную организацию и планирование — при помощи ПО вы без труда подготовите материальные запасы, сможете постоянно контролировать наличие материалов на складах;
- удобство документооборота — все документы оформляются максимально оперативно, по интуитивно-понятным параметрам. Данные постоянно и надежно хранятся и могут быть использованы в любое время;
- обеспечение прозрачности ведения бизнеса — вся информация об операциях (дата, объем, клиент) фиксируется, позволяя комфортно взаимодействовать разным отделам и облегчая работу с клиентами;
- единая система — все отделы и работники компании могут работать на платформе с одним файловым документом, не теряя при этом эффективность и работоспособность;
- система учета кадров — контроль численности, рекомендации по увеличению или уменьшению, расчет заработной платы, планирование фонда оплаты труда;
- клиентская база — вся информация о клиентах хранится и оптимизируется в одном месте;
- обслуживание программного обеспечения — компания должна иметь специалиста, который будет постоянно и оперативно настраивать, ремонтировать и следить за системой.
Автоматизация бизнеса Украина — популярные ERP
Существуют два варианта систем — платные и бесплатные. Имея хорошего специалиста, вы можете значительно сэкономить на приобретении и установке ERP.
- ERP Next — бесплатная оптимальная система для индивидуальных предпринимателей, которая займет на диске немного пространства, но за дополнительную плату его можно расширять;
- SAP ERP — платная система, считается самой популярной и функциональной на данный момент. Настраивается под каждый конкретный бизнес, имеет функциональные блоки для решения разных задач (sap web intelligence — для работы с документацией, CRM — торговля и база покупателей, GRC — стратегия планирования и расчет рисков);
- 1С:Предприятие — система с широким модульным решением по приемлемой цене. Из-за большого объема может тормозить работу при активном использовании;
- OpenBravo ERP — оптимальный вариант для средней загрузки. Система с хорошим масштабированием и множеством возможностей по приемлемой стоимости.
Приобретение установка и грамотное использование ERP-системы позволит предприятию значительно увеличить свой потенциал, стать более стабильным и конкурентоспособным, развиваться и достигать поставленных целей в более короткие сроки.